Cada uno de los responsables de la contratación interna tiene que hacer frente a un número de solicitudes que oscila entre un solo dígito y más de cien. ¿Cuál es la cantidad adecuada?
Factores
Depende de varios factores, como el puesto y el sector para el que están contratando, los recursos de que disponen y sus responsabilidades adicionales.
«Dado que cada organización y cada mercado son tan diferentes, y que hay tantos factores que determinan por qué un candidato se presenta a una organización en lugar de a otra, no existe una respuesta universal a la cantidad de solicitudes que debe tener un reclutador», afirma Tim Sackett, SHRM-SCP, presidente de HRU Technical Resources, una empresa de dotación de personal de TI e ingeniería con sede en Lansing, Michigan, y autor de The Talent Fix: A Leader’s Guide to Recruiting Great Talent (SHRM, 2018). «Usar una carga de requisición ‘promedio’ por reclutador no tiene sentido. Cada organización, sin embargo, puede averiguar su carga ideal de requisiciones por reclutador a partir de sus propios datos.»
Los promedios nacionales en todas las industrias y tamaños de empleadores tienden a fluctuar entre 30 y 40 requisiciones abiertas por reclutador en cualquier momento, según el Centro de Conocimiento de Recursos Humanos de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM). La mediana tiende a fluctuar entre 15 y 20 solicitudes abiertas por reclutador. Sin embargo, estos resultados generalizados son más un indicador económico que la base para identificar una carga de trabajo de contratación adecuada para cada organización.
«La mayoría de los reclutadores con los que he trabajado y a los que he supervisado manejan unas 30 solicitudes abiertas en un momento dado», afirma Paul Falcone, vicepresidente de RR.HH. del Motion Picture & Television Fund de Los Ángeles. «Por otra parte, en Paramount Pictures, supervisaba tanto la contratación como las relaciones con los empleados, y mi carga de solicitudes era de 90 por término medio».
El objetivo es establecer un intervalo adecuado de solicitudes abiertas por reclutador y presupuestar la dotación de personal en función de ese intervalo. Los peligros de no establecer un intervalo adecuado que funcione para cada organización son muchos, incluido el aumento del tiempo necesario para cubrir las vacantes, el agotamiento del reclutador y la disminución de la experiencia del candidato y de la calidad de la contratación.
«Sobrecargar a un reclutador con demasiadas reqs crea demasiada presión por parte de los clientes internos que a menudo tienen expectativas poco realistas de entrega de candidatos», dijo Falcone. «En el lado opuesto, si las cargas de req de los reclutadores son demasiado escasas, se aburrirán y no tendrán suficientes desafíos, y es probable que los pierdas por falta de compromiso».
Otro peligro es diagnosticar erróneamente el rendimiento de los reclutadores, afirma Sackett. «Por ejemplo, asignas a todos tus reclutadores 20 reqs abiertas, pero un reclutador que trabaja roles de alto volumen parece una estrella de rock, mientras que otro reclutador que trabaja roles difíciles de llenar parece un fracaso, cuando en realidad el reclutador que trabaja requisiciones difíciles de llenar podría ser tu mejor talento, pero lo estás matando con una carga de trabajo desigual.»
Factores a tener en cuenta
Según Sackett, los principales factores a tener en cuenta a la hora de determinar la carga de trabajo del reclutador son:
La cantidad de tiempo y esfuerzo que requiere la contratación para los puestos requeridos. "El flujo de candidatos por vacante, la cantidad de recursos externos necesarios para encontrar a los candidatos adecuados y el nivel de selección y entrevistas necesario para cubrir el puesto son factores que entran en juego", afirma.
El nivel de experiencia y conocimientos del reclutador.
Las herramientas con las que cuenta el reclutador para hacer su trabajo. Los programas internos de recomendación de empleados, la contratación a través de las redes sociales y las diversas aplicaciones tecnológicas pueden aliviar la carga de trabajo del reclutador y permitir un mayor número de solicitudes.«El factor más importante siempre tendrá que ver con la complejidad de las tareas», afirma Falcone. «No todas las solicitudes son iguales. Los reclutadores que trabajan en hospitales de investigación, por ejemplo, realizan búsquedas de todo tipo, desde científicos de investigación con doctorado y clínicos de alto nivel hasta camareros, cocineros y asistentes de habitación por horas.»
Sackett explicó que la mayoría de las empresas pueden dividir su apoyo a la contratación en varios grupos, como los puestos de gran volumen y fáciles de cubrir, los puestos profesionales de carrera media y los puestos difíciles de cubrir con escasas habilidades.
«Separar el trabajo de este modo permite comprender la carga de trabajo del equipo», añade. «Un reclutador de alto volumen podría ser capaz de manejar 20 vacantes a la vez, mientras que un reclutador que trabaja con trabajos difíciles de llenar podría solo ser capaz de manejar cuatro o cinco».
Los puntos de referencia por industria, tamaño del personal, ubicación geográfica, sector, estado de ganancias y más pueden ser útiles como punto de partida para establecer estándares internos, según el Centro de Conocimiento de Recursos Humanos de SHRM.
La evaluación comparativa interna de las cargas de trabajo históricas de los reclutadores, las tasas internas de tiempo hasta la contratación, las tasas de aceptación de ofertas, las tasas de rotación/retención y otras métricas internas significativas pueden mostrar con el tiempo cómo afectan las solicitudes por reclutador a los resultados finales.
Revisar periódicamente los datos y solicitar la opinión de los reclutadores sobre las cargas de trabajo ayudará a establecer y ajustar las expectativas.
