Las organizaciones que están ganando con éxito la guerra por el talento y están haciendo grandes contrataciones no están utilizando un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) anticuado, torpe, ineficiente e ineficaz. En su lugar, están recurriendo a un software que aborda la práctica de la contratación de la misma manera que el software CRM aborda el marketing y las ventas, pero en lugar de preguntar, comercializar y vender un producto o un servicio, está «vendiendo» su empresa y una carrera potencial y haciendo hincapié en la experiencia del candidato.
Gestión del talento, gestión del capital humano, adquisición de talento, gestión de las relaciones con los candidatos, como se quiera llamar, los sistemas actuales se centran en tres áreas distintas de las que carecían los ATS de primera generación, afirma Jerome Ternynck, CEO de SmartRecruiters: marketing, colaboración y gestión.
«A finales de los noventa, las soluciones ATS de primera generación se limitaban a digitalizar y automatizar la información sobre los candidatos. Pero si se pregunta a las empresas cómo les ayudan esas soluciones a encontrar y captar candidatos, sobre todo candidatos pasivos, se quedan con la boca abierta», afirma Ternynck.
Vieja escuela
El principal problema es que los sistemas ATS tradicionales no se diseñaron para ser utilizados por la mayoría de las personas implicadas en el proceso de contratación, como los directores de recursos humanos y los candidatos. Incluso los reclutadores tienen dificultades para sacar el rendimiento necesario de estas herramientas, afirma.
«Hay que encontrar, captar y cultivar grandes talentos, que es la parte de marketing de la ecuación. Esto incluye la gestión de la página de empleo, la publicidad de los puestos disponibles y el seguimiento de la rentabilidad de la inversión, la gestión de programas y campañas internas, así como de los contactos externos. A continuación, es necesario utilizar el sistema para fomentar la colaboración entre todas las partes interesadas y gestionar el progreso desde la creación de una descripción del puesto hasta la apertura de un puesto, las aprobaciones, la contratación y la incorporación hasta el final. Por último, hay que gestionar los datos, los procesos y el progreso de principio a fin para tener un único punto de contacto, una visión única de todos los candidatos, la información y los datos», afirma Ternynck.
Y todos estos puntos focales hacen maravillas para mejorar la experiencia del candidato desde el primer momento, lo que aumenta las probabilidades de que acabe trabajando para su organización, afirma Leela Srinivasan, directora de marketing de la empresa de software ATS de contratación y colaboración Lever, y evita por completo los escollos de los ATS heredados.
«Desde el punto de vista del candidato, es un mundo completamente nuevo. Ahora sienten que son alguien por quien la empresa se preocupa de verdad; se les escucha, se les responde. Al ofrecer al candidato una experiencia mejor, las organizaciones obtienen mayores índices de respuesta y mejores tasas de conversión», afirma.
Hacia el abismo
Las deficiencias de los ATS tradicionales son evidentes ya desde su nombre: se centran sólo en los candidatos activos, ignorando a los pasivos y a los referidos; los ATS heredados sólo se ocupan de rastrear la información básica sobre los candidatos activos y no incluyen almacenamiento en bases de datos ni capacidad de análisis; y no dejan mucho margen de maniobra a los reclutadores, a los responsables de contratación fuera del proceso impersonal de sus sistemas básicos, según Srinivasan.
«La contratación y la búsqueda de talento son las tareas más humanas, por lo que se trata de atraer a los clientes -los candidatos- como seres humanos que desean entablar una conversación con usted sobre su empresa y las oportunidades de empleo a lo largo del tiempo, no sólo cuando un puesto está disponible», afirma Srinivasan.
Eso significa tener en cuenta aspectos como el momento oportuno y el cuidado de los candidatos a largo plazo.
«El momento oportuno lo es todo para el candidato, y los mejores sistemas, como el nuestro, facilitan la conversación con el candidato a lo largo del tiempo. Si ya tengo un empleo y soy ‘pasivo’, quizá esté bastante contento, ¿qué me motiva a cambiar de trabajo? En el pasado, a las empresas les resultaba muy difícil hacer un seguimiento de aspectos como la motivación: tal vez se acerque la fecha de una bonificación y se acerque el momento de adquirir derechos para mi plan de jubilación o una bonificación por incentivos a largo plazo. No me gustaría irme hasta que esas cosas ocurrieran. Así que hay que asegurarse de tener en cuenta este tipo de cosas; nosotros lo llamamos ‘snoozing’ a un candidato», dice.
Candidatos pasivos
Betty Tsan, jefa de talento de la empresa de tecnología educativa en línea Coursera, dice que estas características han permitido a sus equipos gestionar mejor la contratación e incluso conseguir algunos talentos pasivos de élite.
«Muchos candidatos son los que hemos buscado, los que querríamos incluir en nuestra cartera, pero tardan más en entrar en calor. Son personas a las que hemos contactado y con las que hemos iniciado una conversación sobre proyectos e iniciativas en los que estamos trabajando, sobre cómo su experiencia encajaría bien en nuestra empresa, pero son candidatos pasivos. Estamos esperando el momento adecuado para acercarnos a ellos», dice Tsan.
Este enfoque actualizado permite a Tsan y a sus equipos identificar, nutrir y, en última instancia, obligar a muchos de esos solicitantes de empleo pasivos a considerar oportunidades en Coursera, dice.
«Sabemos que va a ser difícil desbancar a las personas que hemos identificado como agentes de cambio. Y cuando compites en Silicon Valley, no sólo contra Facebook y Google, sino también contra empresas emergentes, tienes que tener esa ventaja, ese camino abierto, y tienes que actuar con rapidez», afirma Tsan.
Las soluciones actuales también incorporan un repositorio de acceso abierto en el que se pueden realizar búsquedas de candidatos y solicitantes anteriores. Las empresas dedican una cantidad desmesurada de tiempo a atraer a las personas al embudo de contratación para que entren en una cartera de candidatos, pero con los sistemas tradicionales, los candidatos quedan archivados y olvidados una vez que se cubre un puesto.
«En un sistema tradicional, una vez que se cubre el puesto, los candidatos quedan archivados; estos sistemas son muy difíciles de buscar. Supongamos que se cubre un puesto de desarrollador de Android. Pero ocho meses después, otro desarrollador de Android se marcha. ¿Cómo vas a recuperar esa reserva de candidatos que tenías? Es casi imposible, a pesar de que probablemente tenías al menos unas cuantas personas a las que estabas considerando si tu ‘primera opción’ no aceptaba», dice Srinivasan.
Eliminar obstáculos
Centrarse en la experiencia del candidato significa eliminar obstáculos como la necesidad de un proceso de registro largo o complicado, y/o eliminar la necesidad de introducir información varias veces, especialmente cuando ya hay tanta información disponible gratuitamente a través de sitios como LinkedIn y otras redes profesionales, afirma.
«Las soluciones ATS de nueva generación son el héroe de la experiencia del candidato, porque son fluidas y fáciles de usar, incluso en un dispositivo móvil, que es donde muchas personas interactuarán con su organización. En esta guerra de talentos, es más necesario que nunca fusionar los ATS con la capacidad de gestión de relaciones para impulsar mejores prácticas de contratación. Ya no hay vuelta atrás», afirma.
