Joyce Bosk es presidente y CEO en boscobel Marketing Comunicaciones.
Un esfuerzo sólido de relaciones públicas requiere una combinación especial de estrategia y tácticas, así como las habilidades y conocimientos para compartir eficazmente las noticias de la empresa de manera que los periodistas se vean obligados a escribir sobre ellas.
Por encima de todo, los profesionales de relaciones públicas del sector público deben adoptar una mentalidad orientada al servicio apropiada para el mercado del gobierno federal en el que operan. Como profesionales de relaciones públicas contratados por el gobierno (GovCon), servimos a nuestros contratistas gubernamentales ante todo… pero también es nuestra responsabilidad servir a los reporteros que cubren las noticias.
Para saber qué reporteros de GovCon en realidad pedir a sus colegas de relaciones públicas que Boscobel Comunicaciones de Marketing realizó la primera encuesta sobre periodismo de la industria en la GovCon de este año. El Encuesta de periodismo sobre el estado de GovCon 2023 exploró las opiniones, prioridades y conocimientos de los periodistas de GovCon sobre las herramientas, prácticas y tendencias de relaciones públicas de la industria.
Según estos reporteros, aquí hay siete mejores prácticas para los profesionales de relaciones públicas de GovCon.
- Hazlo apropiado
Lo que más molesta a los periodistas de GovCon es recibir anuncios y comunicados de prensa que no son relevantes para su tema. Mientras que muchos periodistas (44% de los encuestados) escriben entre 2 y 3 artículos por semana, hasta el 22% escribe entre 8 y 10 artículos por semana. Son expertos en el ámbito que cubren, ya sea que estén siguiendo programas específicos de agencias o una variedad de vehículos contractuales y desarrollos del mercado.
Si la historia de su empresa no es relevante para el área de especialización del periodista, no se la envíe. Corre el riesgo de molestar a los periodistas enviándoles algo que no está en su timonera.
Antes de contactar a un periodista, recuerde:
- Mira sus ritmos de noticias. Para la mayoría de los artículos en línea, puede hacer clic en los nombres de los reporteros para leer sus biografías y ver otras historias que han escrito.
- Lea los artículos recientes del periodista para ver si esta es la noticia sobre la que escriben.
- Siga a los periodistas específicos en las redes sociales.
- Aprenda qué funciona. Si tiene comentarios de presentaciones anteriores a un periodista o a una organización de noticias, documéntelos para poder utilizarlos para mejorar sus próximos esfuerzos.
- Asegúrate de que sea noticia.
Con demasiada frecuencia, los profesionales de relaciones públicas presentan a los periodistas noticias «blandas» únicamente para apoyar la campaña de marketing de una empresa o una próxima feria comercial. En su lugar, elija noticias “duras”, como la obtención de un contrato importante, una nueva asociación, una fusión o adquisición, el primer producto en el mercado o una contratación de nivel C.
Una vez que esté seguro de que su noticia es convincente, póngase en el lugar del periodista. Utilice su presentación para transmitir:
- La noticia real.
- Cómo se vinculan las noticias con los eventos y tendencias de la industria.
- Un valioso gancho informativo que es relevante para los lectores del periodista.
Su objetivo es que el periodista lea su discurso e inmediatamente comience a convertir esa noticia en una historia.
- El tiempo importa
Como nos recordó un periodista en la encuesta: “Estoy muy ocupado. Cada actuación aumenta mi carga de trabajo. Tiene que ser intrigante y oportuno para ser considerado”.
Algunos reporteros reciben 15 o más presentaciones en un día normal. Para recibir presentaciones y comunicados de prensa, los reporteros de GovCon prefieren estas pautas horarias, que se basan en la hora del este:
- Día de la semana: Casi el 60% de los periodistas coinciden en que el lunes es ahora el mejor día para recibir propuestas y comunicados de prensa, seguido del martes y miércoles.
- Hora del día: Los reporteros de GovCon prefieren recibir presentaciones y comunicados de prensa por la mañana, después de las 9 a.m. y antes del mediodía (44%), o incluso temprano en la mañana, antes de las 9 a.m. (39%).
- Tiempo: Para noticias dirigidas a un evento o feria comercial específica, tenga en cuenta que los periodistas se ven inundados de propuestas el primer día de la feria y durante la conferencia, cuando tienen tiempo limitado para revisarlas todas. Así que envíe su propuesta mucho antes del espectáculo o incluso después de la conferencia para evitar la multitud.
4. Su sitio web es su sala de redacción 24 horas al día, 7 días a la semana
Los reporteros de GovCon hacen su propia investigación antes de escribir historias. Casi el 90% de todos los periodistas encuestados dijeron que su fuente principal era el sitio web de la empresa. Asegúrese de que el suyo esté diseñado para ayudar a los periodistas a obtener la información que necesitan:
- Sala de prensa/medios dedicada donde colocas todos tus comunicados de prensa y cobertura mediática. Asegúrese de que esta página esté en la barra de menú superior o a solo un clic de distancia de la página de inicio. No hagas que los periodistas lo busquen.
- Información de contacto de prensa. Esta NO debe ser una dirección de correo electrónico genérica como media@PRcompany.com. En su lugar, proporcione el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono de una persona para que los periodistas puedan comunicarse rápidamente con un recurso informado.
- Activos gráficos. Proporcione logotipos de empresas, fotografías de ejecutivos, fotografías de productos y otras imágenes de alta calidad que ayudarán a los periodistas con su historia.
- Definitivamente «para nosotros». Este sencillo párrafo brinda a los periodistas acceso rápido a la ortografía correcta del nombre de su empresa, la ubicación de su sede, sus clientes y una idea de los mejores servicios que brinda.
No les dé a los periodistas un formulario cerrado para que lo completen antes de llegar al activo. Esto los ralentiza (además, realmente odian las formas).
- Formación y práctica en medios.
Además de las presentaciones relevantes, los periodistas de la GovCon quieren tener acceso a líderes ejecutivos y otros portavoces de la empresa que sean expertos en entregar información. La capacidad de respuesta es esencial. Quieren conectarse a medida que se desarrolla la historia, no días después.
Asegúrese de que sus manejadores estén disponibles y bien ensayados.
- Asegúrese de que el director ejecutivo acepte ponerse en contacto con la prensa dentro de las horas que se le solicite.
- Asegúrese de que estén capacitados formalmente para hablar con la prensa, de modo que puedan participar en las entrevistas de manera segura y concisa.
- Reserve tiempo en los calendarios de los ejecutivos para entrevistas si tiene noticias de última hora como fusiones y adquisiciones. mensaje.
Lo ideal es que usted y su empresa de relaciones públicas abran la conversación y se encarguen de todos los seguimientos.
- LinkedIn es el número 1
LinkedIn es el canal de redes sociales preferido por los reporteros de GovCon. La mayoría de ellos planea dedicarle más tiempo durante el próximo año. Revise periódicamente el perfil de LinkedIn de su empresa y asegúrese de que:
- La descripción de la empresa está actualizada.
- Publicas constantemente, compartiendo noticias tanto duras como suaves.
- Las publicaciones transmiten la perspectiva de la empresa para demostrar el liderazgo en la industria.
- Aumenta tus habilidades
Reporteros de la GovCon desear trabajar con buenos profesionales de relaciones públicas. De hecho, más del 90% de los reporteros de GovCon caracterizaron las interacciones con los profesionales de relaciones públicas como neutrales o mutuamente beneficiosas.
Sin embargo, los ocupados reporteros de GovCon tienen poca tolerancia a trabajar con profesionales de relaciones públicas cuyas habilidades faltan. Citaron estos ejemplos de movimientos amateurs que les hicieron perder el tiempo o provocaron su ira:
- Enviar una introducción que comience «Mi nombre es…»
- Presentaciones largas diseñadas para despertar el interés.
- Se presentan como una fuente, no como un canal para llegar a la fuente.
- Solicitud de revisión de borradores de artículos antes de su publicación.
En su lugar, asegúrese de que los profesionales de relaciones públicas que inician su carrera obtengan la capacitación básica que necesitan para comprender sus funciones. Luego, brinde tutoría, capacitación y apoyo para garantizar que usted y su equipo siempre den la mejor impresión para proteger su marca.
Armado con la educación, la capacitación y la iniciativa adecuadas para aprender más sobre la industria, un profesional de relaciones públicas orientado al servicio puede prosperar en el mercado de GovCon. Al adaptar sus acciones a las necesidades y preferencias de los periodistas, prestará un buen servicio a su empresa o cliente y a los periodistas.
